تماس مستقیم:  

مدیریت پروژه سازمانی: مفاهیم، رویکرد، مدل ها و ابزارها

از حدود ۱۵ سال گذشته که دانش و راهکارهای مدیریت پروژه با شکل کنونی آن و با اقتباس از الگوهای بین المللی پا به عرصه صنعتی و اقتصادی کشور گذاشت، تا به امروز صدها محقق و متخصص حرفه ای در این حوزه تربیت شده اند و ده ها شرکت و مؤسسه تحقیقاتی، آموزشی، مشاوره ای و اجرایی اقدام به ارائه خدمات متنوعی در این زمینه نموده اند.

امروزه کافیست تا عبارت “مدیریت پروژه” را در اینترنت جستجو نمایید تا با بیش از یک میلیون نتیجه و رکورد اطلاعاتی مواجه شوید. رکوردهایی که در برگیرنده مقاله های اینترنتی، کتاب ها، مجلات، رویدادها، کنفرانس ها، بروشورها و کاتالوگ های خدماتی و تبلیغاتی، نام و نشان افراد و شرکت هایی است که به این موضوع پرداخته اند. امّا آیا با وجود این خیل عظیم و البته امیدوار کننده فعالیت های انجام شده و در حال انجام (یا حتّی در حال شکل گیری) در زمینه مدیریت پروژه، چقدر اقتصاد کشور از محل دانش، ابزار، اصول و راهکارهای مدیریت پروژه منتفع شده است؟ نقش مدیریت پروژه در افزایش تولید ناخالص ملّی کشور چقدر بوده است؟ البته لازم به ذکر است که ورود مدیریت پروژه به ادبیات مدیریت در ایران چه در حوزه های صنعتی و چه در زمینه های آکادمیک آن بی تأثیر نبوده است. امّا پرسشی که ذهن بسیاری از فعالان در این حوزه و ناظران بر آن را مشغول ساخته است، روند فعلی تأثیر گذاری مدیریت پروژه بر توسعه اقتصاد ملّی و ظرفیت های آتی بهبود و توسعه این تأثیرات می باشد.

کافی است به اطراف خود نگاهی داشته باشید. سازمان های پروژه محور که در صنایع مختلف کشور مشغول به فعالیت می باشند را در نظر بگیرید. عموماً این سازمان ها را می توان در سه گروه تقسیم بندی نمود. دسته اوّل آن دسته از سازمان هایی می باشند که دستاوردهای قابل ملاحظه ای در پیاده سازی مدیریت پروژه داشته اند. دسته دوّم آن دسته سازمان هایی را شامل می شود که امیدوارند و تلاش می کنند تا بتوانند در زمینه پیاده سازی مدیریت پروژه دستاوردهایی را کسب نمایند و دسته سوّم آن دسته از سازمان هایی می باشند که علیرغم اینکه فکر می کنند مدیریت پروژه را پیاده سازی نموده اند، به هیچ دستاورد خاص یا حتّی متوسطی دست نیافته اند.

با طرح این تقسیم بندی و با در نظر این موضوع که نقش مدیریت پروژه در توسعه اقتصاد جامعه مورد نظر، برآیند تأثیر آن بر عملکرد و فعالیت بنگاه های اقتصادی فعال در آن جامعه می باشد، پرسش قبلی در خصوص تأثیر مدیریت پروژه در تولید ناخالص ملّی کشور را می توان به صورت زیر نیز تعریف و مطرح نمود:

“مدیریت پروژه به چه میزان در بهبود عملکرد و افزایش بازده سرمایه گذاری بنگاه های اقتصادی کشور مؤثر بوده است و چه تعداد از سازمان های پروژه محور کشور موفق به پیاده سازی مدیریت پروژه سازمانی شده اند؟”

پاسخ به این پرسش مهم و رمز گشایی از میزان اثرگذاری مدیریت پروژه در توسعه اقتصادی کشور نیاز به روش هایی اصولی و ابزارهایی نظام مند و ساختار یافته جهت اندازه گیری درجه پیاده سازی مدیریت پروژه در سازمان های پروژه محور کشور و یا حداقل چند سازمان شاخص به عنوان نمایندگان جامعه آماری مورد نظر دارد. آیا ابزاری نظام مند در این خصوص در دسترس می باشد و آیا استانداردها یا مدل هایی مبتنی بر تجربه سازمان های موفق در پیاده سازی مدیریت پروژه سازمانی وجود دارند؟

ابتدا به تعریف مدیریت پروژه سازمانی توجه می نماییم. اهمیت این تعریف در آن است که وجه افتراق مدیریت پروژه به عنوان یک نظام و ابزار مورد استفاده سازمان ها را با سایر رویکرد های این حوزه از قبیل رویکرد های پژوهشی-آکادمیک یا رویکردهای حرفه ای-تخصصی (مدیریت پروژه به عنوان یک حرفه یا شغل) را آشکار می سازد:

“مقصود از مدیریت پروژه سازمانی، مدیریت نظام مند پروژه ها، طرح ها و پورتفولیوهای یک سازمان و یکپارچه نمودن آن ها با زیر ساخت های سازمان به منظور دستیابی به اهداف عملیاتی و راهبردی می باشد. نظام مدیریت پروژه سازمانی، الزاماتی فرآیندی میان واحدهای مختلف و متنوع یک سازمان را بوجود می آورد به گونه ای که اطمینان کافی از انطباق و هماهنگی مدیریت پروژه ها با اهداف راهبردی سازمان حاصل شود”

به عبارت ساده تر، مدیریت پروژه سازمانی در برگیرنده تمام کارهایی است که برای مدیریت و پیشبرد اهداف بلند مدت سازمان (یا کسب و کار) در قالب اجرای پروژه های آن باید انجام شوند. حال برای آنکه بخواهیم میزان انطباق مدیریت پروژه های یک سازمان با اهداف راهبردی آن را بسنجیم و یا به عبارتی بدانیم که چقدر آن کارهایی که برای مدیریت پروژه های سازمان انجام می دهیم به پیشبرد اهداف بلند مدت سازمان کمک کرده است، باید با مفهومی به نام “بلوغ” یا تعالی آشنا شویم.

b_400_400_16777215_00___images_articles_maturity_web.PNG

بلوغ مدیریت پروژه در یک سازمان بر توانمندی آن سازمان در تکمیل و تحویل پروژه ها به موازات (و راستای حمایت از) استراتژی آن سازمان دلالت دارد و هر چقدر یک سازمان بتواند میزان بیشتری از فرآیندها، ابزارها و تکنیک های مدیریت پروژه را پیاده سازی و استفاده نماید، یعنی از درجه تعالی و بلوغ بیشتری در مدیریت پروژه سازمانی برخوردار است.

 

چگونه می توان درجه بلوغ و تعالی مدیریت پروژه در یک سازمان را اندازه گیری کرد؟

پیش از پاسخگویی به این پرسش، لازم است در خصوص اینکه آیا اصولاً بالغ یا متعالی بودن مدیریت پروژه سازمانی یک مزیت رقابتی یا سرمایه سازمانی به شمار می رود یا نه، مختصری بحث نماییم. شفاف سازی در خصوص این پرسش از این جهت اهمیت دارد که اگر اتفاق نظری در خصوص ارزشمندی تعالی یا بلوغ مدیریت پروژه در یک سازمان وجود نداشته باشد، بحث در خصوص ابزارهای اندازه گیری آن بی فایده خواهد بود.

از دید سهامداران یا متولیان یک سازمان پروژه محور، پروژه ها ابزاری برای دستیابی به اهداف می باشند. شاید بهتر است بگوییم: “پروژه ها وسیله هستند و نه هدف” به معنای دیگر هیچ سازمان یا کسب و کار پروژه محوری برای این به وجود نیامده است که پروژه ها را با موفقیت تکمیل نماید بلکه هدف اصلی و نهایی تولید ارزش افزوده و ایجاد ثروت اقتصادی می باشد. این موضوع در خصوص سازمان های تولید یا خدمت محوری هم که پروژه ها بخشی از کسب و کار آنها را تشکیل می دهند (مانند پروژه های تحقیق و توسعه در یک شرکت خودرو سازی یا پروژه تأسیس کتابخانه ای جدید در یک دانشگاه) صدق می کند. سازمان ها برای رسیدن به اهداف خود، برنامه های راهبردی خاصی را تدوین می نمایند و یا حداقل به صورت شفاهی و در ذهن متولیان کسب و کار یک نقشه راه استراتژیک برای سازمان ترسیم می شود. حال برای رسیدن سازمان به جایگاه یا موقعیت مشخص شده در سند استراتژیک، پروژه ها انتخاب و اجرا می شوند. اگر در یک لحظه از زمان از سازمان مورد بحث تصویری تهیه شود، واحدهای مختلف کسب و کار و تیم های پروژه در آن سازمان درگیر اداره و اجرای مجموعه ای از پروژه های انتخاب شده و تصمیم گیری در خصوص انتخاب پروژه های بعدی هستند. مجموعه پروژه های فعلی سازمان، پورتفولیو یا سبد پروژه ها نامیده می شود. از آنجا که تک تک پروژه های درون پورتفولیو بر اساس سند استراتژیک سازمان و اهداف راهبردی کسب و کار انتخاب شده اند، تکمیل موفقیت آمیز هر کدام موجب تحقق بخشی از اهداف عالیه سازمان و آزاد شدن ظرفیت های سازمانی (بودجه، نیروی انسانی، ماشین آلات و….) جهت انتخاب و اجرای پروژه های بعدی می شود. ممکن است در میانه راه، اهداف استراتژیک تا حدی مورد بازنگری و دچار تغییرات جزئی شوند، امّا همواره مبنای انتخاب یک پروژه جدید برای اضافه شدن به سبد پروژه های سازمان، انطباق آن با معیارهای سند راهبردی می باشد. به همین منوال اجرای موفق آن پروژه نیز باعث حرکت افزایشی سازمان به سمت جایگاه استراتژیک برنامه ریزی شده کسب و کار و باز شدن فضا برای انتخاب پروژه بعدی خواهد بود. با این اوصاف مشخص می شود که انتخاب هوشمندانه و موفقیت آمیز هر پروژه و طرح، گامی در راستای نیل سازمان به اهداف استراتژیک و از پیش تعیین شده آن می باشد.

حال در نظر بگیرید که در سازمان مورد نظر برخی پروژه ها با موفقیت تکمیل می شوند، برخی دیگر با تأخیر زمانی و بودجه اضافی به پایان می رسند و تعدادی هم شکست می خورند. این پورتفولیو متلاطم و غیر قابل پیش بینی، امکان تحقق اهداف میان مدّت سازمان و در نهایت اهداف راهبردی و بلند مدّت را با خطر جدّی مواجه می نماید. دستاوردهای درخشان حاصله از تکمیل پروژه های موفق، فدای ظرفیت های هدر رفته پروژه های دیر هنگام تکمیل شده یا شکست خورده می شوند و در بهترین و خوشبینانه ترین حالت سازمان درجا می زند (و یا حداقل ورشکسته نمی شود). اگر در همین سازمان تضمین شود که در حداقل ۷۰% پروژه های انتخاب شده و در قالب محدودیت های بودجه، زمان و محدوده، خروجی ها با کیفیت مورد نیاز مشتری تحویل داده شوند (به عبارت دیگر پروژه ها با موفقیت به پایان رسند)، وضعیت سازمان چگونه خواهد بود؟ بله! مطمئناً این سازمان به بسیاری از اهداف راهبردی خود دست خواهد یافت و شاید متولیان سازمان در کوتاه زمانی به این فکر بیافتند که درصد موفقیت پروژه ها را تا ۸۰%، ۹۰% و حتی بیشتر از آن افزایش دهند.

این درصد موفقیت را می توان معادل همان بلوغ مدیریت پروژه سازمانی دانست چرا که تعبیر موفقیت در پروژه ها، قابل شکسته شدن در سه تعبیر جزئی تر می باشد:

     – موفقیت مدیریت پروژه یا “آیا پروژه درست انجام شده است؟” (اشاره به اجرای موفقیت آمیز هر پروژه)
– موفقیت پروژه یا “آیا پروژه به درستی انتخاب شده است؟” (اشاره به انتخاب یک پروژه مناسب)
– موفقیت مستمر پروژه ها یا “آیا پروژه های مناسب یکی پس از دیگری به درستی انجام می شوند؟”

همانگونه که در ابتدای بحث اشاره شد، مفهوم موفقیت در یک سازمان معادل موفقیت مستمر و تضمین شده در انتخاب و اجرای پورتفولیو سازمان خواهد بود که خود در برگیرنده توفیق در گزینش پروژه های مناسب (انتخاب پروژه) و موفقیت در اجرای هر پروژه (مدیریت پروژه) می باشد. حال با تعریفی که از بلوغ و مدیریت پروژه سازمانی ارائه شد، تضمین اینکه چه درصدی از پروژه ها درست انتخاب و موفقیت آمیز اجرا و تکمیل می شوند را می توان معادل سطوح مختلف تعالی مدیریت پروژه در سازمان دانست. لازم است تصریح شود که بالغ و متعالی بودن مدیریت پروژه در سازمان نیز یک سرمایه سازمانی یا حداقل یک مزیت رقابتی در مقایسه با سازمان های رقیب می باشد. سرمایه ای سازمانی که می تواند دستیابی سازمان به اهداف راهبردی اش را تضمین نماید و با برنامه ریزی مناسب در بازه های زمانی معین بر ارزش آن (و میزان بلوغ مدیریت پروژه سازمانی) افزوده گردد.

حال به پرسش پیشین باز می گردیم:

“چگونه می توان درجه بلوغ و تعالی مدیریت پروژه سازمانی را اندازه گیری کرد؟”

با در نظر گرفتن مقدمه مذکور:

“چگونه می توان ارزش بلوغ مدیریت پروژه سازمانی و میزان موفقیت مستمر پروژه های سازمان در راستای اهداف استراتژیک آن کسب و کار را افزایش داد و به درجات بالاتری از بلوغ و تعالی سازمانی دست یافت؟”

برای اندازه گیری درجه بلوغ و تعالی مدیریت پروژه سازمانی، باید تصویری شفاف از نحوه انتخاب و اجرای پروژه های آن سازمان را بدست آوریم. از آنجا که تمامی پروژه های سازمان، مورد سنجش قرار می گیرند، باید پرسش ها، متره ها و معیارهایی برای سنجش بلوغ سازمان در انتخاب پروژه ها، مدیریت پورتفولیو، مدیریت طرح و برنامه ها و همچنین مدیریت تک تک پروژه ها را طراحی و مشخص نمود.

پاسخگویی و سنجش سازمان در قبال این مجموعه از پرسش ها، متره ها و معیارها موجب مشخص شدن درجه بلوغ مدیریت پروژه سازمان می گردد. امّا اگر هر سازمانی بر اساس یک متدولوژی انفرادی سنجیده شود دیگر امکان مقایسه میان درجه بلوغ سازمانهای فعال در یک بازار یا یک صنعت خاص وجود نخواهد داشت. همچنین برای اینکه بتوان یک سازمان را با سازمان های برتر (یا همان الگوهای برتر) مقایسه نمود به نوعی ملزم به استفاده از روش های الگو برداری (Benchmarking) می باشیم. بدان معنا که دستاوردهای الگوهای برتر در مدیریت پروژه سازمانی می تواند راهنمای عمل یا حداقل معیار سنجش عملکرد سازمان های دنباله رو باشد. با در نظر گرفتن این دو محدودیت اساسی، به مدل استاندارد و جهانشمولی برای ارزیابی میزان بلوغ و تعالی مدیریت پروژه سازمانی نیازمندیم. این مدل علاوه بر دارا بودن پرسش ها، معیارها و سنجه های مورد نیاز در سطوح مدیریت پورتفولیو، مدیریت طرح و مدیریت پروژه؛ می بایست در برگیرنده الگوها و راهکارهای برتر (Best Practices) و مورد تایید اکثریت سازمانهای پروژه محور (یک استاندارد مورد توافق اکثریت) باشد. همچنین برای اینکه امکان تعالی مدیریت پروژه سازمانی و بیان کمّی و مقایسه پذیر درجه بلوغ بوجود آید، باید دو پیش فرض اصلی توسط مدل مورد نظر رعایت گردد:

– توسعه مدیریت پروژه سازمانی فرآیندی تدریجی و با سیری تکاملی می باشد.
– سطوح توسعه مدیریت پروژه سازمانی قابل شناسایی، اندازه گیری و مقایسه پذیر با یکدیگر هستند.

جالب اینکه در حوزه مدیریت پروژه، مدل های متعددی برای سنجش بلوغ مدیریت پروژه سازمانی توسط محققین و پژوهشگران این حوزه ارائه شده اند و اگر بخواهیم مدل های مطرح تر را در نظر بگیریم، حداقل هفت مدل به شرح زیر شناسایی می شوند:

– مدل CMMI مؤسسه مهندسی نرم افزار (SEI)
– مدل بلوغ فرآیند مدیریت پروژه برکلی
– مدل بلوغ مدیریت پروژه کرزنر
– مدل بلوغ مدیریت پروژه (PMMM) مرکز راهکارهای کسب و کار (CBP)
– مدل بلوغ  P2MM بر اساس Prince2 اداره بازرگانی دولتی انگلیس (OGC)
– مدل بلوغ مدیریت پورتفولیو، طرح و پروژه (P3M3) اداره بازرگانی دولتی انگلیس (OGC)
– مدل بلوغ مدیریت پروژه سازمانی (OPM3) مؤسسه مدیریت پروژه (PMI)

از مقایسه تطبیقی میان این مدل ها که پیش از این توسط بسیاری از متخصصین حوزه مدیریت پروژه انجام پذیرفته و در دسترس علاقه مندان می باشد، می گذریم اما ذکر این نکته که مدل بلوغ مورد نظر برای ارزیابی سازمان باید حداقل دارای شرایط زیر باشد را الزامی می دانیم:

     – جهانشمول و مورد قبول اکثریت سازمانها باشد.
– در بر گیرنده راهکارهای برتر جهانی باشد.
– دارای قابلیت ترسیم مسیر راه تعالی جهت توسعه مدیریت پروژه سازمانی باشد.
– فقط بر مدیریت پروژه متمرکز نباشد و مدیریت پروژه سازمانی (مدیریت پروژه، طرح و پورتفولیو) را مورد نظر قرار دهد.

برای جمع بندی بهتر است اندکی در خصوص سطوح بلوغ مدیریت پروژه سازمانی و روش اجرایی ارزیابی آن بحث نماییم.

اکثریت مدل های بلوغ دارای ۵ سطح برای ارزیابی سطح یا درجه تعالی سازمان، مدیریت پروژه و یا تک تک فرآیندهای آن می باشند. این ۵ سطح که از  سطح یک (کمترین درجه بلوغ) آغاز و به سطح پنج (بیشترین درجه بلوغ) می رسند، در بیانی ساده مشخصات ذیل را برای مدیریت پروژه سازمانی معرفی می نمایند:

     – سطح یک: فرآیندهای مدیریت پروژه در سازمان، ابتدایی و موقت می باشند و بصورت تصادفی و بدون برنامه ریزی خاصی انجام می شوند.
– سطح دو: فرآیندهای مدیریت پروژه در سازمان، ساختار یافته، برنامه ریزی شده و تکرار پذیر هستند اما بیشتر در خصوص پروژه های بزرگتر و مشهود تر سازمان لازم الاجرا می باشند.
– سطح سه: فرآیندهای مدیریت پروژه در سازمان، به صورت نظام مند و تبیین شده ای در سراسر سازمان وجود دارند و در اکثریت پروژه ها به کار  می روند.
– سطح چهار: فرآیندهای مدیریت پروژه در سازمان، نه تنها موجود و برای همه پروژه ها لازم الاجرا هستند بلکه با فرآیندهای عملیاتی سازمان (مانند مالی، حسابداری، بودجه بندی، منابع انسانی، بازاریابی، تولید و…..) نیز یکپارچه شده اند.
– سطح پنج: فرآیندهای مدیریت پروژه در سازمان، دائماً مورد ارزیابی قرار می گیرند و بر اساس درس آموخته های پروژه های سازمان به بهبود مستمر و تعالی هر چه بیشتر آنها پرداخته می شود.

در مدل اجرایی بهتر است ارزیابی بلوغ مدیریت پروژه سازمانی را به عنوان یک پروژه در سازمان تعریف نمود و تیم این پروژه را از میان مشاوران معتبر برون سازمانی و تعدادی از اعضای کلیدی سازمان (به عنوان همیاران پروژه)، که علاوه بر صلاحیت مشارکت در پروژه ارزیابی قابل اعتماد و دارای موضعی بی طرف و روحیه ای سازنده باشند، برگزید.

موسسه توسعه و آموزش فصل در ارزیابی مدیریت پروژه سازمانی مدل OPM3 را برگزیده است که می توانید در این مقاله زوایای بیشتری را در خصوص این مدل بررسی نمایید. موسسه توسعه و آموزش فصل خدمات ارزیابی بلوغ مدیریت پروژه سازمانی را با روش اجرایی ویژه ای که در سطح بین الملل مورد تأیید مؤسسه مدیریت پروژه (PMI) و مشاوران رسمی مدل OPM3 می باشد ارائه می دهد. سازمان های علاقه مند می توانند جهت برگزاری جلسه حضوری، آشنایی با خدمات OPM360، ابزار OPM3 ProductSuite، دریافت پروپوزال و آشنایی با جزئیات هر چه بیشتر در خصوص خدمات ارزیابی بلوغ با موسسه توسعه و آموزش فصل تماس بگیرند.

تلاش این مجموعه و بسیاری دیگر از ارائه دهندگان این خدمات و همچنین پژوهشگران در حوزه تعالی مدیریت پروژه سازمانی، توسعه و افزایش درجه بلوغ سازمان های ایرانی، بهبود روش های مدیریت پروژه در سازمان ها و بنگاه های اقتصادی کشور و رونق روز افزون اقتصاد ملی می باشد.

0 پاسخ به "مدیریت پروژه سازمانی: مفاهیم، رویکرد، مدل ها و ابزارها"

    ارسال یک پیغام

    نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

    منوهای نصب در پنل مدیریت